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12 agosto 2011 5 12 /08 /agosto /2011 15:28

Leggendo questo articolo scoprirete quali sono le mansioni che deve svolgere un administration manager e quali caratteristiche deve avere per poter svolgere al meglio questa professione.

Funzioni dell'administration manager

L'administrative manager, conosciuto anche come "office manager", si occupa di supervisionare le operazioni amministrative di un'azienda, di una ditta o di una società; può svolgere questo compito all'interno di un ufficio (in qualità di receptionist, segretaria / segretario, assistente esecutivo) oppure può essere l'unica persona a occuparsene nell'ambito di una divisione, di un dipartimento o dell'intera rete della società per cui lavora. Oltre a occuparsi di compiti amministrativi generali come la schedatura, l'inserimento di dati, la corrispondenza e la gestione degli appuntamenti e delle richieste, un administrative manager deve anche avere sotto controllo i sistemi amministrativi dell'azienda: questo tipo di attività include compiti di grande responsabilità come procurare e gestire il budget per i ricambi negli uffici, rimodernare i sistemi organizzativi relativamente alla documentazione, supervisionare i materiali da ufficio come stampanti, fotocopiatrici e macchine per i fax, gestire i calendari e le programmazioni di uno o più uffici.

Collocazione professionale

Poiché l'amministrazione è parte integrante delle operazioni di tutte le società, un administrative manager può essere individuato, almeno in linea teorica, in ogni azienda, ditta o fabbrica. Per quanto l'esperienza in una società dello stesso tipo sia generalmente preferita da tutti i datori di lavoro alla ricerca di un administration manager, l'importanza primaria di solito è data a esperienze lavorative nel campo dell'amministrazione (anche in settori differenti). Ad esempio, se il signor Giovanni Rossi ed il signor Paolo Bianchi si candidano per lo stesso posto di assistente amministrativo in una società di impianti fotovoltaici e il primo ha forte esperienza amministrativa in un'azienda agricola, mentre il secondo è stato contabile in un'azienda per le energie rinnovabili, è molto più probabile che venga assunto il signor Rossi in quanto sa già muoversi con disinvoltura tra i compiti che il suo lavoro richiede. Inoltre, al crescere della società deve corrispondere una crescita, interiore e professionale, dell'administrative manager. Mentre in passato il titolo di "segretario" copriva un'incredibile varietà di mansioni che venivano svolte tutte dalla stessa persona, attualmente si preferisce dividere i compiti distribuendoli tra vari lavoratori specializzati; questo avviene soprattutto nelle grandi aziende, mentre in quelle piccole o medie si tende ancora a contare sulla versatilità e sulla disponibilità dell'unico o dei pochi administrative manager presenti.

Franci

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